CutePDF Writer is een eenvoudig maar doeltreffend programma. Na installatie kunt u vanuit bijna elk programma via het menu Bestand | Afdrukken een bestand opslaan in PDF-formaat. CutePDF Writer werkt als virtuele printer, dus u kunt bijvoorbeeld vanuit Word, Photoshop of een andere applicatie PDF’jes maken: u kiest dan CutePDF Writer als ‘printer’ (in plaats van uw gewone printer) in het venster met afdruk-opties en slaat het bestand op als PDF.

Nadat u CutePDF Writer geïnstalleerd heeft zult u vergeefs zoeken naar de applicatie zelf. Die is er dan ook niet. U zult CutePDF Writer pas tegenkomen als u vanuit Word of een ander programma een document gaat ‘afdrukken’. U kiest dan voor Bestand | Afdrukken (in bijvoorbeeld Word) en komt dat het volgende venster tegen met printer-opties. Daar kiest u bij Naam voor CutePDF Writer en OK. Uw document wordt dan niet uitgeprint, maar omgezet naar een PDF-bestand.

CutePDF Writer is alleen te vinden onder de Afdruk-opties van elk willekeurig programma

Handig aan het PDF-formaat is dat het uiterlijk (de lay-out) van uw bestand niet meer verandert en verschuift, zoals bij Word-documenten vaak het geval is. U kunt nu veel tijd aan de opmaak van een document besteden en dit later als PDF-bestand opslaan met behulp van CutePDF Writer.

Voordeel is dat CutePDF Writer, in tegenstelling tot sommige andere gratis programma’s, geen watermerk toevoegt aan documenten.